
16:n Steripolar-rekrytoinnin case – miten rakennetaan onnistunut rekrytointi yhteistyössä asiakkaan kanssa
Businesslike ja Steripolar ovat tehneet rekrytointiyhteistyötä jo vuosia. Yhteistyö huipentui 16:n rekrytoinnin sarjaan, jonka kokemuksista koostimme kaksiosaisen jutun. Tässä jutun toisessa osassa kerromme työnjaosta asiakkaan ja rekrytointiyrityksen välillä.
Kuten kaikessa, tässäkin lajissa onnistuu sellainen porukka, joka tekee töitä yhdessä, yhteisen päämäärän eteen. Businessliken ja Steripolarin yhteistyön tuloksena ensimmäiset kandidaatit saatiin esiteltyä keskimäärin 10,6 päivän päästä rekrytoinnin aloittamisesta, työsopimus allekirjoitettua noin 36 päivässä ja kaikkiin positioihin saatiin palkattua loistavat osaajat ja hyvät tyypit!
Miten Businesslike konkreettisesti rakensi Steripolarin rekrytoinnit?
Rekrytointiprosessin aloituskeskusteluissa pohjustetaan yhteinen tilannekuva ja pyritään kysymysten ja asiakkaan kerronnan kautta saamaan kuva yrityksen arjesta ja kulttuurista. Sen läpi suodatettiin jatkossa kaikki päätökset.
Steripolarilla oli erittäin tarkat ja huolella laaditut tehtäväkuvaukset, niitä syvennettiin vielä yhteisessä tapaamisessa toimitusjohtajan ja henkilöstöjohtajan sekä tuoteryhmäpäälliköiden kanssa. Jokaisen yksittäisen roolin kohdalla varmistettiin lisäksi kriittisimmät vaatimukset, palkkaus, aloitusajat ja muut tärkeät yksityiskohdat.
Businesslikessa oli keskustelujen jälkeen hyvä ymmärrys siitä, mitä lähdettiin hakemaan, mitä Steripolar talona pystyi hakijoille tarjoamaan, ja mitkä olivat mahdolliset kulttuuriset karikot.
Työpaikkailmoitusten suunnittelu on tekniikkaa ja luovaa työtä.
Sisällöntuotanto on erittäin tärkeä rekrytoinnin vaihe. Teksteihin pyrittiin tuomaan ajankohtaisuutta, henkilökohtaisuutta, konkretiaa ja kiinnostavia nostoja tavoiteltu kohderyhmä koko ajan mielessä pitäen. Yrityksen kiinnostavuutta voidaan korostaa hyvällä tekstisisällöllä, mutta yrityksen varsinainen brändityö tehdään joka päivä arjessa.
Steripolarilla on erinomainen maine asiakkaidensa silmissä, se on luotettava toimittaja, sillä on laadukkaat tuotteet, erinomainen asiakaspalvelu ja erittäin ammattitaitoiset työntekijät. Monikanavaisuudella ja rekrytoinnin hybridimallilla saatiin yhdistettyä reaktiivisen ja proaktiivisen rekrytoinnin hyödyt. Mukana oli maksettu ilmoittelu valituissa kanavissa, eri verkostojen pöyhintä ja aktivointi sekä suorahaun elementit. Myös asiakas otettiin mukaan ilmoitusten jakamiseen omissa verkostoissaan.
Kandidaattiviestintä on aitoa arvostuksen ja kiitoksen osoittamista hetkessä, mutta se on myös pitkäjänteistä mainetyötä.
Puhelinkysymyksiin vastaaminen ja sähköpostilla lisätietojen antaminen ovat erinomaisia tapoja sitouttaa ne kandidaatit, joiden kiinnostus saadaan jo alkuvaiheessa heräämään. Tämä vaihe antaa osviittaa siitä, millaiset kysymykset nousevat jatkossakin esiin. Viestintä on kuin pakettinaru, se pitää rekrytointiprojektin napakasti koossa. Eikä se rajoitu vain niihin hakijoihin, joiden kanssa edetään, vaan on tärkeää myös heille, jotka jäävät jatkon ulkopuolelle. Mitä pidempään hakijat ovat rekrytointiprosessissa mukana, sen kriittisemmäksi henkilökohtainen viestintä muuttuu. Rekrytointi on pääosin hylkäämistä – sitäkään ei kannata missään vaiheessa unohtaa.
Ennakkokysymyksillä on (ainakin) kaksi tehtävää.
Businessliken hakijoille suunnattuun prosessiin kuuluvat ennakkokysymykset. Ohjatuilla ennakkokysymyksillä varmistetaan hakijoiden vertailtavuus ja saadaan tehtävän kannalta relevantti päätöksentekoon vaikuttava tieto jo prosessin alkuvaiheessa. Ennakkokysymykset tarjoavat myös hakijoille mahdollisuuden aidosti miettiä tehtävää ja orientoitua tuleviin keskusteluihin. Esikysymyksillä pohjustetaan myös kulttuurimatchia. Joidenkin erityisen haastavien tehtävien kohdalla ennakkokysymyksiä ei käytetty, sillä ne koettiin mahdollisiksi hakemisen esteiksi.
Haastattelut ovat rekrytoinnin antoisin vaihe.
Keskustelu kandidaatin kanssa on se hetki, kun paperi tai digitaalinen jälki alkaa muuttua mahdollisuudeksi johonkin upeaan. Businesslike tuottaa asiakkailleen ns. lyhyen kandidaattilistan. Businesslike esittelee kandidaatit aina kirjallisesti. Steripolarin rekrytoinneissa toimi erinomaisena lisänä myös kandidaattien läpikäynti puhelimessa ja nopeat Teams-välipalaverit ja tilannekalibroinnit. Businesslike koordinoi asiakashaastattelut ja piti kandidaatit ajan tasalla rekrytoinnin etenemisestä vaihe vaiheelta.
Rekrytointikumppani on hyvä renki, muttei koskaan isäntä!
Rekrytointiprosessin on vaihe vaiheelta ylitettävä yhä korkeampi rima. Mitä lähemmäs päätöksentekoa tullaan, sitä vakuuttuneempia kummankin osapuolen on ’hyvistä kaupoista’ oltava, ja sen voi varmistaa vain asiakasyritys itse. Prosessin on oltava selkeän nousujohteinen! Pienet notkahdukset alkuvaiheessa annetaan ehkä vielä anteeksi, mutta loppuvaiheessa ne vetävät maton alta jo kaikelta tehdyltä. On kulutettu kaikkien aikaa ja rahaa – turhaan.
Miten Steripolar omalta osaltaan varmisti rekrytointien onnistumisen?
Miten rekrytointiprosessi jatkui Steripolarin puolella sen jälkeen, kun Businesslike oli esitellyt kandidaatit tehtävään?
Steripolarissa Businessliken esittelemät kandidaatit käytiin läpi HR:n ja esihenkilöiden voimin ja näiden keskustelujen pohjalta tehtiin valinnat henkilökohtaisiin haastatteluihin.
Steripolarissa kasvokkain tehdyissä haastatteluissa oli tavoitteena saada selville ja ymmärtää ne arvot, jotka ohjaavat hakijan työtä ja ennen kaikkea se, mitä hakija Steripolarilta odottaa. Steripolarin haastattelussa haetaan fokusoidusti ymmärrystä siitä, miten hakijan osaaminen, kokemus ja kyvykkyys istuvat tiimiin ja täytettävän tehtävän luonteeseen.
’Halutaan löytää paras mahdollinen henkilö tehtävään ja varmistaa siten molempien osapuolten onnistumisen edellytykset.’
Viveca Lindqvist, HR-johtaja
Rekrytointiprosessissa siirtyminen vaiheesta toiseen, on aina epävarmuuden hetki. Nopeat syövät usein hitaat, mutta myös liiallinen kiireen tuntu voi luoda oudon tunnelman.
Steripolarin kanssa rekrytoinnin aikataulu määriteltiin jo kandinaattien läpikäynnin yhteydessä. Aikaa varattiin mm. uusiin tapaamisiin, niin ettei kenenkään tarvinnut tehdä hätiköityjä päätöksiä, mutta etenemisen tunne oli koko ajan vallalla.
Entä koettiinko prosessien aikana takapakkeja?
’Takapakkeja voi tulla aina eikä kaikkia muutoksia esim. hakijoiden omia aikatauluja tai yllättäviä muutoksia voida edes ennakoida.’
Viveca Lindqvist, HR-johtaja
Parhaitenkin hoidettu prosessi on altis yllätyksille.
Käyttääkö Steripolar testausta tai referenssejä rekrytointiprosessissaan?
’Käytämme vakiintuneesti Mind Resources yhteistyökykyanalyysia osana rekrytointia. Analyysi ei ole meille päätöksentekoväline, vaan antaa hyvää pohjaa keskusteluille ja lisää ymmärrystämme hakijan luontaisesta ajattelu- ja käyttäytymistyylistä.’
Viveca Lindqvist, HR-johtaja
Millainen on Steripolarin perehdytysprosessi?
’Voimme täydellä sydämellä sanoa, että perehdytyksemme on yksi ylpeytemme aihe. Panostamme perehdytykseen merkittävästi ja tavoitteenamme on aina varmistaa, että uusi työntekijämme pääsee heti sisälle yrityksen toimintatapoihin. Intensiivisen perehdytysjakson jälkeen uusi työntekijä pääsee pureutumaan työtehtäviinsä kollegoiden tuella. Perehdytyksen aikana tulee tutuksi oikeastaan koko organisaatio ja nopeasti oppii tuntemaan nimeltä meidän n. 80-hengen porukan.’
Hyvään rekrytointiin kuuluu seuranta siitä, miten uusi työntekijä on suoriutunut tehtävistään tai päässyt niissä alkuun. Palautteen antaminen on keino vahvistaa ja juurruttaa alkanutta yhteistä taivalta tai ohjata oikeaan suuntaan jotain vinoon lähtevää. Perehdytyksen tärkeyttä voi liiaksi korostaa. Mikään rekrytointi ei onnistu, mitkään manööverit eivät auta, jos perehdytyksessä epäonnistutaan.